申請：Volunteer って無償で働くこと？

Ataway Kronosチームです。

今回、UKGワークフォースダイメンションズ（WFD）の新機能として追加された、Volunteer to Work・Volunteer to Leave をご紹介させていただきます。

Volunteer の単語からは「無償で働く」などをイメージされる方が多いかもしれませんが、ワークフォースダイメンションズ（WFD）では「申請」機能の１つとなります。

おもしろいですよね？

日本語に直訳すると？？？と考えてしまう Volunteer ですが実は「残業申請」、「休日出勤」、「振替休日申請」、「代休申請」に利用できる優れた機能となっております。

UKG 製品の機能名を英語から日本語に直訳すると「日本ではこの機能は使えないのかな？」と思われてしまう方も多いと思うのですが、実は管理者や従業員の目線で開発されている機能が充実しています。そんなこともあり、今回、私たちAtaway Kronosチームで Volunteer について紹介させていただきます。

規定があるがまだ機能を利用していない、勤怠システムで利用してるが自動化されていない、あるいは勤怠システム導入検討中のお客様には是非読んでいただきたい内容となっております。

日本の利用ケースを含めて今回ご紹介しておりますので必見です！

WFD – Volunteer to Work ・Volunteer to Leave 機能紹介

Volunteer to Work

利用用途

  • 労働時間のシフト延長

　例）シフト事前変更申請、深夜勤務　など

  • 休日に出勤する場合の新しいシフト作成

　例）休日出勤、振替、代休　など

利用目的

  • 残業の削減：従業員より計画的な出勤「日付」と「時間帯」を提示させ、上司（従業員の承認者）が確認可能
  • 申請履歴が残ることにより、記録上の勤怠と実際に働いた時間の確認

Volunteer to Leave

利用用途

  • フレックス制度導入試案中にシフトを調整したい場合など

　例）短時間作業申請　など

利用目的

  • 休暇を使わずに作業時間を調整する 短時間作業申請 として利用
  • 申請履歴が残ることにより、記録上の勤怠と実際に働いた時間の確認

Volunteer to Work・Volunteer to Leave は 自動承認機能 も準備されております。

申請は通常、上司（従業員の承認者）の「承認」を必要とする場合が多いですが、「承認」の必要ないケースでも対応可能です。

Volunteer to Work 操作画面イメージ

作業申請

① WFD ログイン後、新しいリクエストより「勤務可能時間の変更」を選択

②申請種類より「作業申請」を選択し「適用」ボタンを押下

　※表示名は自由に変更、あるいは細分化し従業員が一目で判断できるように様々な種類を作ることが可能

例）シフト延長、深夜勤務、リモート出社、休日出勤、代休申請、振替、代出　など

③申請希望の日付を指定し「適用」ボタンを押下

　※複数日数を選択することが可能

④「適用」ボタンを押下すると時間入力画面に遷移、申請する時間の開始/終了時間を入力し「送信」ボタンを押下

⑤申請を「送信」すると、申請の通知が上司（従業員の承認者）へ通知

　※ WFD 上の通知と合わせてメール配信可能

  • 申請にコメントをしたい場合

④で「再確認」ボタンを押下すると再確認画面に遷移、コメントを入力し「送信」ボタンを押下

申請の承認方法

上司（従業員の承認者）は WFD にログインし申請を「確認」「承認」「却下」することが簡単にできます。

  • 通知アイコン
  • スケジュール（Schedule Planner）
  • カレンダー（勤務表）
  • タイムカード
※通知アイコン画面イメージ
※スケジュール（Schedule Planner）画面イメージ

申請状況の確認方法

上司（従業員の承認者）や従業員は申請状況を簡単に確認できます。

＊上司（従業員の承認者）のみ利用可能

  • スケジュール（Schedule Planner）*
  • カレンダー
  • タイムカード

おまけ

ワークフォースセントラル（WFC）のご紹介を少しだけさせていただきます。

WFC は従来製品となり、日本でもご利用されてるお客様が多い製品ので WFC にはないの？と思われる方も多いかと思いますので…

WFCWFD
Work Time RequestVolunteer to Work
ーVolunteer to Leave

WFC – Work Time Request 機能紹介

WFC の「Work Time Request」と呼ばれる申請は、「Volunteer to Work」と同等の機能となります。「作業申請」として利用するケースが多いです。

＊以下、「Work Time Request」を「作業申請」と表記

「作業申請」を利用して、従業員は自分が働きたい「日付」と「時間帯」を申請をすることが可能です。申請をすると上司（従業員の承認者）に申請内容のメールが配信され、上司（従業員の承認者）は申請内容を確認し「承認」「却下」を判断します。

※作業申請 従業員申請画面イメージ
※作業申請 従業員申請後通知メールイメージ
※Work Time Request 上司申請承認画面イメージ

「承認」された場合、従業員のスケジュールが「作業申請」したシフトに更新されます。

※「休暇申請」はシフトがある場合、「作業申請」はシフトがない場合に利用します。

今後も日本での利用ケースを含めて、機能などを紹介していこうと思います！

「勤怠管理システムをご検討中」、あるいは「UKG 社製品の事を知りたい」と思われた方は是非、弊社宛にお問い合わせください。

お問合せ
日本アタウェイ株式会社
電話：03-6206-1444（会社代表）